Moeilijke gesprekken met medewerkers

Omgaan met negatieve medewerkers

Omgaan met negatieve medewerkers kan lastig zijn. In het dagelijkse leven (privé en op het werk) kom je wel eens mensen tegen waar je liever met een boog omheen loopt, simpelweg omdat ze veel klagen en/of negatief zijn. Privé heb je de mogelijkheid om negatieve mensen te mijden, maar op de werkvloer is dat vaak niet mogelijk.

Als leidinggevende of manager is het nodig om met klagende of negatieve medewerkers in gesprek te gaan. Zij zorgen namelijk voor een negatieve werksfeer en dat zuigt energie, ook bij andere collega’s. Wij geven je daarom graag een aantal tips over hoe je kunt omgaan met lastige medewerkers.

Waarom klagen sommige medewerkers zoveel?

Als je goed wilt omgaan met negatieve medewerkers is het goed om te weten waar de aard van de mens ligt om te klagen. Het is namelijk te makkelijk om iemand te bestempelen als ‘zeikerd’ of ‘negatieveling’. Bovendien komt dit niet ten goede voor de algemene werksfeer en kan er alleen maar extra wrijving ontstaan. Mensen kunnen namelijk om verschillende redenen klagen, hieronder hebben wij er aantal voor je op een rijtje gezet:

• Er is daadwerkelijk iets mis binnen het bedrijf waardoor er terecht geklaagd wordt;
• Sommige mensen vinden verandering eng en houden dit tegen door te blijven klagen en discussiëren, hierdoor blijft de situatie vaak hetzelfde wat hen een veilig gevoel geeft;
• Klagen kan voor sommige personen dienen als een uitlaatklep omdat ze zich zorgen maken of last hebben van bepaalde emoties, deze worden door te klagen erkend;
• Het kan zijn dat iemand erg graag gezien wil worden (aandacht krijgen) en door te klagen krijg je die aandacht;
• Klagen kan in principe ook iets positiefs zijn, maar negatief overkomen, bijvoorbeeld als iemand erg betrokken is en graag een bijdrage wil leveren aan een vraagstuk of discussie.

Bovenstaande redenen zijn een aantal voorbeelden van waarom mensen kunnen klagen. Probeer te voorkomen dat je voor een ander gaat invullen wat die reden is, dit kun je zelf namelijk nooit zeker weten.

Waarom botst het soms tussen mensen?

De kunst van het omgaan met negatieve medewerkers zit hem niet in het boos worden op de persoon in kwestie. Er bestaan verschillende soorten mensen, waaronder arrogante-, uitgesproken-, stille- en twijfelende mensen. Iedereen heeft zo zijn eigen karaktereigenschappen en kan zich gaan irriteren aan mensen die zich totaal anders gedragen of voordoen. Omgaan met zulke mensen kan ooit lastig zijn en veel energie kosten. Het samenwerken zal hierdoor ook minder soepel verlopen.

Tijdens je loopbaan is de kans groot dat wel eens te maken krijgt met (in jouw ogen) ‘lastige’ of ‘vervelende’ personen. Het is dan de kunst om hier zo goed mogelijk mee om te gaan om te voorkomen dat de werksfeer en productiviteit op de werkvloer negatief worden beïnvloed. Ondanks dat je vast wel eens denkt dat ze jou het leven expres zuur proberen te maken, hebben zij ook vrienden en familie die hem/haar niet als vervelend bestempelen. Ligt het dan misschien aan jou?

Verschil in communicatie

Je hebt vast wel eens gehad bij een persoon dat je direct een ‘klik’ hebt met diegene. In sommige gevallen is die ‘klik’ ver te zoeken, omdat je bijvoorbeeld niet op dezelfde manier communiceert. Dit kan komen doordat iemand bijvoorbeeld heel formeel communiceert, terwijl de ander juist wat informeler omgaat met mensen, maar dit niet op een negatieve manier bedoelt. Soms kunnen dergelijke (kleine) verschillen in communicatie al zorgen voor lichte irritatie.

Verschil in denkwijze

Als je met meerdere medewerkers in een organisatie werkt zijn er vast wel verschillen in denkwijze tussen sommige collega’s. Dit kan gaan kriebelen als je samenwerkt met mensen, aangezien je soms dingen moet uitleggen. Wanneer een ander persoon het maar niet begrijpt of niet snapt hoe jij denkt, dan kan dit voor irritatie zorgen. Je bestempelt een ander dan al snel als ‘vervelend’ of zelfs ‘dom’, dit is vaak niet eerlijk.

Verschil in karakter

Wanneer we het hebben over verschil in karakter is dat meestal de hoofdoorzaak van negatieve of vervelende ervaringen met andere medewerkers. Als een medewerker zich bijvoorbeeld arrogant opstelt kun je jezelf hier aan irriteren, wat begrijpelijk is. Echter is het lastig om iemands karakter te veranderen en kun je er op de werkvloer soms maar beter doorheen kijken. Wellicht vinden andere personen jouw karakter ook niet heel prettig, maar dit heb jezelf dan meestal ook niet in de gaten.

Hoe kun je effectief omgaan met lastige medewerkers?

Omgaan met lastige medewerkers wordt een stuk eenvoudiger als je weet wat de achterliggende reden is waarom iemand zich op een bepaalde manier gedraagt. Verdiep je daarom eens in een ander en kom erachter wat zijn interesses en achterliggende behoeftes zijn. Als je iemand leert begrijpen kun je jezelf hierop aanpassen, want wachten totdat iemand anders verandert brengt meestal niets, behalve dan meer ergernis.

Door je aan te passen aan een ander door bijvoorbeeld te herkennen wat zijn/haar communicatiestijl is, is het makkelijk om met elkaar in gesprek te gaan. Dit zal ten goede komen van de relatie, communicatie en werksfeer. Als je goed wilt omgaan met negatieve werknemers zal je dus zelf actie moeten ondernemen.

Leidinggeven aan lastige medewerkers

Als je een leidinggevende of manager bent binnen een organisatie kan het soms ook lastig zijn om goed om te gaan met negatieve of klagende medewerkers. Tijdens een overleg kun je soms allerlei dingen naar je hoofd geslingerd krijgen, zoals waarom doen we dit niet op een andere manier? Of waarom liggen de deadlines zo strak? Je zult wellicht bij jezelf denken waarom diegene altijd iets te klagen heeft, maar begrijp je de intenties van die persoon ook?

Binnen een organisatie of bedrijf zijn het vaak dezelfde mensen die negatief zijn of iets te klagen hebben, soms hebben ze hier ook een goede reden voor en is het terecht. Maar soms kan dit als leidinggevende zorgen voor irritatie, ook tussen medewerkers onderling. Om de werksfeer en de productiviteit te bevorderen zal je als manager in moeten grijpen. Hieronder hebben we een stappenplan gemaakt voor hoe je dit het beste kunt doen.

Stap 1: Voer een gesprek met de lastige medewerker

Nodig de persoon in kwestie uit voor een gesprek en laat merken dat je serieus interesse hebt in waarom degene klaagt of negatief is. Discussiëren met de medewerker over zijn gedrag zal niet veel brengen, maar ben in plaats daarvan een luisterend oor. Hierdoor zal de medewerker zich gehoord en serieus genomen voelen.

Stap 2: Vraag door en achterhaal de achterliggende reden

Ga tijdens het begin van het gesprek niet te diep in op het gedrag van de persoon in kwestie. In plaats daarvan kun je beter door vragen en proberen bij de kern te komen. Achterhaal wat de reden is waarom iemand klaagt of waarom diegene vaak negatief is over bepaalde aspecten van het werk.

Het komt vaak voor dat iemand die binnen een organisatie veel klaagt zich erg betrokken voelt en graag inbreng wil geven aan bepaalde vraagstukken. Dit bedoelt diegene vaak op een goede manier, maar dit kan ooit anders overkomen.

Stap 3: Denk mee met de ander

Laat merken dat je meedenkt met de ander en altijd open staat voor een gesprek over zaken waar de persoon minder tevreden over is. Hiermee bouw je een verbinding op waardoor het voortaan makkelijker wordt, voor zowel jou als de persoon in kwestie, om zaken waar hij/zij het niet mee eens is aan te kaarten.

Stap 4: Laat de medewerker zelf een oplossing bedenken

Als je eenmaal tot de kern bent gekomen en je elkaar begrijpt is het verstandig om de klagende medewerker een oplossing te laten bedenken. Hij of zij heeft namelijk iets te klagen, maar dient dan wel met een alternatieve oplossing te komen. Neem de suggestie van de medewerker dan ook mee in de bedrijfsvoering en plannen voor komende tijd.

Stap 5: Benoem het effect van het gedrag op collega’s

Benoem tijdens het gesprek met de lastige medewerker wel wat de effecten zijn van zijn/haar gedrag op de werkvloer. Het kan namelijk ook zijn dat er andere mensen zijn komen klagen over het gedrag van de persoon in kwestie. Dit hoef je uiteraard niet per se te benoemen, maar laat wel weten dat het voor iedereen een negatieve invloed heeft op de werksfeer.

Bespreek ook welk gedrag je wel wenst en wat de medewerker de volgende keer beter kan doen in het geval dat hij/zij het ergens niet mee eens is. Zo blijft het luchtig en zal er in het vervolg beter omgegaan worden met klachten of negativiteit binnen een organisatie.