Als bedrijf of organisatie is het belangrijk om nauw samen te werken en de teamsamenstelling op orde te hebben. Als je op Google gaat zoeken naar manieren om een team samen te stellen kom je onwijs veel modellen tegen die een samenwerking in teamverband kunnen verbeteren. Maar zijn alle modellen wel juist en bestaat er een gouden formule?
Aangezien een team samenstellen vaak niet de makkelijkste taak is kan het handig zijn om te weten waar je op moet letten. Op deze pagina gaan we je daarom alles vertellen over teamsamenstelling en geven we je enkele tips om mee te starten. Zo werk jij binnenkort met een goed samengesteld team dat betere prestaties levert en nauwer met elkaar samenwerkt.
Waarom is een goede teamsamenstelling belangrijk?
Een goede teamsamenstelling is essentieel voor taken die meerdere competenties en kennis vereisen. Het is in dat geval belangrijk om een juiste samenstelling van een team tot stand te brengen waarbij de doelstellingen duidelijk zijn, taakverdeling helder is en communicatie soepel verloopt. Maar niet elk team scoort hoog op deze punten.
De kunst van het samenstellen van een team zit hem voornamelijk in het herkennen van de kwaliteiten en eigenschappen van teamleden op individueel niveau, wat mogelijk is middels een team assessment. Vervolgens is het zaak dat het team op de juiste manier wordt samengesteld door te kijken naar verschillende aspecten. Verderop lees je meer over welke aspecten dit zijn en geven je hier een aantal tips over.
Wanneer heeft het nut om samen te werken in een team?
Samenwerken in een team heeft pas zin wanneer er samen meer resultaat behaalt kan worden dan de afzonderlijke teamleden alleen zouden kunnen. Kan een taak door één persoon uitgevoerd worden? Dan heeft het totaal geen zin om samen te werken, want het coördineren van een samenwerking kost ook tijd.
Kost het coördineren van het werk meer tijd dan dat het aan tijdwinst oplevert? Dan is samenwerken geen verstandige keuze. Maar wanneer heeft samenwerken dan wel zin? Hieronder hebben we een aantal voorwaarden opgesteld die je kunt gebruiken om te kijken of een samenwerking in teams nodig is.
- Voor de taak is kennis nodig die verdeeld is over verschillende personen;
- Voor de taak zijn meerdere competenties nodig waar niet één persoon in zijn eentje over beschikt;
- De deadline voor een taak ligt zo dichtbij dat het onmogelijk is om één persoon hieraan te laten werken;
- Alle leden die gevraagd worden zijn geïnteresseerd in de doelstelling van het team en bereid zich daarvoor volledig in te zetten;
- Alle leden zijn bereid om tijd te steken in het plannen en coördineren van de samenwerking, een goede communicatie is essentieel.
Met andere woorden; alle teamleden moeten op een of andere manier afhankelijk van elkaar zijn om hun taak uit te voeren. Is dit niet het geval? Dan is een nauwe samenwerking in een team wellicht overbodig.
Tips voor een betere teamsamenstelling
Het maken van een juiste team samenstelling blijkt in de praktijk nog wel eens lastig te zijn. Om te voorkomen dat een team niet goed samenwerkt is het belangrijk om extra aandacht te besteden aan bepaalde onderdelen van het team samenstellen. Wij hebben hieronder 10 tips voor je verzameld die je kunnen helpen bij de samenstelling van een goed team.
1. Herken de kwaliteiten van de teamleden
Voordat je gaat beginnen met de teamsamenstelling is het belangrijk om te weten wat de competenties en vaardigheden van je teamleden zijn. Het talent van leden herkennen is één ding, maar het volgende is om de juiste kwaliteiten toe te wijzen aan de juiste taak. Ook vaardigheden en manieren van communicatie zijn hierbij belangrijke punten om mee te nemen.
2. Kies de juiste teamleider(s)
Een belangrijk factor bij de teamsamenstelling is en blijft de teamleider. Om een project in goede banen te laten lopen zullen er één of meerdere personen aangewezen moeten worden als leider(s) van de groep. Bij een management team samenstellen voor een project is het belangrijk om rekening te houden met het karakter van de groep en een teamleider te kiezen die aansluit op de behoeften van de groep.
In de praktijk zien we wel eens dat een team van professionals wordt geleid door een teamleider die op basis van hiërarchie leiding neemt. Aangezien professionals vaak weten wat zij doen hebben zij meer behoefte aan autonomie, wat betekent dat ze zelfstandig te werk gaan en geen leiding nodig hebben.
Aan de andere kant zal het ook geen goed plan zijn om een team dat nog veel sturing en begeleiding nodig heeft op te zadelen met een leider met een losse managementstijl. Ook in dit geval zal er van de doelstellingen weinig terecht komen.
3. Maak een concreet plan
Om te voorkomen dat teamleden gedemotiveerd raken is het belangrijk om een helder en concreet plan uit te stippelen. Door teamleden te laten zien wat er allemaal behaalt kan worden raken ze meestal geïnspireerd en gemotiveerd om hun uiterste best te doen. Vervolgens is het de kunst om prestaties te koppelen aan resultaten door ze tastbaar te maken. Laat bijvoorbeeld zien wat de invloed is van een bepaalde marketingstrategie op de verkoopcijfers.
4. Goede rolverdeling en verantwoordelijkheden
Het klinkt heel logisch, maar blijkt in de praktijk nog vaak voor problemen te zorgen. Op de arbeidsmarkt wordt er vaak gekeken naar de competenties die bij een bepaalde functie horen. Echter kan een persoon meerdere competenties hebben die ook passen bij een andere functie. Hierbij is het dus belangrijk om het talent van je werknemers te herkennen en in te zetten voor de juiste taken.
Daarnaast is het belangrijk dat ieder teamlid zijn eigen verantwoordelijkheden krijgt en dat deze nauw samen liggen met de verantwoordelijkheden van andere teamleden. Hierdoor weet je wat je van elkaar kunt verwachten en kun je elkaar motiveren om taken op tijd af te hebben. Je bent immers niet de enige persoon met een verantwoordelijkheid. Teamcoaching kan hierin een grote rol spelen.
5. Juiste teamgrootte
Door concrete plannen te maken weet je precies wat er moet gebeuren en wat voor personen je hiervoor nodig hebt. Vervolgens is het belangrijk om de juiste teamgrootte te bepalen aan de hand van de grootte van de klus en het tijdsbestek waarin de klus voldaan moet zijn.
Je hebt voldoende mensen nodig om alle taken te verdelen en waar nodig is elkaar op te vangen, maar te veel mensen is nooit goed. Voorkom overbezetting in een team aangezien er meer tijd kwijt zal zijn aan communicatie en het coördineren van de werkzaamheden.
6. Zorg voor verschil in kwaliteiten
Als een taak niet veel verschillende kwaliteiten vereist is samenwerken meestal niet nodig. Bij een complexere taak, waar kennis over verschillende vakgebieden voor nodig is, is het verschil in kwaliteiten en kennis extra belangrijk.
Zorg voor een goede mix van kwaliteiten op gebied van specialistische kennis over zaken waar het team zich mee bezighoudt. Denk hierbij aan personen met technische vaardigheden of personen met kennis op het gebied van regelgeving.
Ook zal je een ondernemend teamlid nodig hebben die het project in goede banen leidt en knopen durft door te hakken. Hiermee voorkom je dat een team vastloopt op bepaalde vraagstukken.
7. Zorg voor diversiteit
Uit diverse onderzoeken blijkt dat een team met een grote diversiteit beter presteren dan teams met een homogeen karakter. Hierbij spreken we niet alleen over diversiteit op gebied van kennis, maar ook op gebied van etniciteit.
In de praktijk zien we dat een grote (etnische) diversiteit het kennisvlak van een team sterk verbreed. Hierdoor kunnen ingewikkelde vraagstukken vanuit diverse perspectieven bekeken en aangevlogen worden. Bovendien brengt het vaak veel nieuwe ideeën naar voren die anders nooit tot stand waren gekomen.
8. Combinatie van persoonlijkheden
De persoonlijkheid samenstelling van een team heeft meer invloed op het proces en de prestaties dan je denkt. Er zijn verschillende onderzoeken naar gedaan en hieruit blijkt dat het zeker de moeite waard is om hier tijdens de team samenstelling aandacht aan te geven.
Zo bleek dat vriendelijke en emotioneel stabiele personen voor elk team een aanwinst zijn. Zij brengen namelijk extra positiviteit in de groep wat een inspirerende en motiverende werking heeft op andere teamleden.
Daarnaast bleek ook dat elk team wel een extravert persoon nodig heeft, maar zeker niet te veel. Extraverte personen zijn gemakkelijk in de omgang en communiceren veel met anderen, wat uiteraard belangrijk is als het gaat om samenwerking.
Daarentegen kunnen ze ook erg dominant aanwezig zijn en profileren ze zichzelf maar al te graag. Te veel extraverte teamleden zal dus zorgen voor een hoop conflicten en dus belemmeringen als het gaat om teamwork.
9. Zorg dat het team elkaar aanvult
Bij een teamsamenstelling is het belangrijk dat de persoonlijkheden van teamleden elkaar aanvullen en niet met elkaar botsen. Een samenwerking is onmogelijk als afzonderlijke leden elkaar telkens in de haren vliegen of het nooit eens worden met de ander.
Het kan daarom verstandig zijn om ieder lid een persoonlijkheidstest te laten doen om erachter te komen welke personen elkaar kunnen aanvullen. Wil je nog specifieker weten wat de kwaliteiten en eigenschappen van teamleden? Dan kan de Me.-scan een goede optie zijn. Hiermee krijg je, naast de kennis over iemand zijn persoonlijkheid, ook inzicht in andere belangrijke aspecten van teamleden met betrekking tot werk.
10. Platte organisatiecultuur
Probeer de organisatiecultuur in teamverband zo plat mogelijk te houden. Hiermee proberen we te zeggen dat je niet te veel moet hameren op het management team samenstellen. Alhoewel meerdere managementlagen in sommige gevallen zorgen voor positieve resultaten remt het de productiviteit in de praktijk meestal af, voornamelijk in teamverband.
In plaats van het aanstellen van meerdere teamleiders is het verstandiger om één leider aan te stellen en functietitels zo veel mogelijk te vermijden. Je kunt bijvoorbeeld ook kiezen om zogeheten inspirerende leiders aan te stellen met een goede portie leiderschap. Dit zijn leden in de groep die het vermogen hebben om anderen te inspireren en te motiveren. Deze inspirerende leiders wekken ook niet de indruk dat ze controle uitoefenen op andere teamleden, dit is namelijk ook niet de bedoeling.
