HR tools, ook wel eens HR instrumenten genoemd, worden gebruikt door HR afdelingen binnen organisaties om het personeelsbeleid in goede banen te leiden. Binnen HRM kunnen we onderscheid maken tussen 3 hoofdtaken, namelijk de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers.
Door het gebruik van de juiste HR tools kun je het HR beleid binnen een organisatie bevorderen. Maar welke tools kunnen je hierbij helpen en waarom zijn sommige tools beter dan andere? We leggen je er graag meer over uit.
Welke HR tools kun je gebruiken voor welke taken van HRM?
Als organisatie is het belangrijk om de juiste personen voor een bepaalde functie aan te trekken (instroom). In een vacature staan dan ook altijd een aantal competenties vermeld waaraan een persoon moet voldoen.
Daarnaast is het zaak om personeel door te blijven ontwikkelen en op te leiden (doorstroom). Hiermee vergroot je het menselijk kapitaal binnen de organisatie en wordt personeel breder inzetbaar.
Wat ook niet bepaald onbelangrijk is, is de uitstroom van medewerkers. Het kan zijn dat een medewerkers de pensioenleeftijd heeft bereikt of ontslagen wordt. In dergelijke gevallen weet je wat de reden is en hoef je enkel te zorgen voor een goede off boarding. Wil een medewerkers daarentegen ontslag nemen? Dan is het als organisatie belangrijk om in kaart te brengen wat de redenen zijn voor vertrek.
Voor elke taak binnen HRM zijn er HR tools die je kunnen helpen bij het bevorderen van het personeelsbeleid. Door ze op de juiste manier te implementeren binnen de organisatie kunnen er mooie resultaten bereikt worden.
Instroom van medewerkers
Een belangrijk onderdeel van HRM is de instroom van medewerkers. Hierbij is een goede, strategische personeelsplanning belangrijk om in beeld te krijgen wat er in de toekomst aan personeelsvoorziening en personeelsbeheer nodig zal zijn. Door het maken van een personeelsplanning zal er naar voren komen hoeveel personeel er in de toekomst nodig zal zijn om de bedrijfsactiviteiten uit te kunnen voeren. Hierbij wordt er dus al rekening gehouden met eventuele, bijkomende bedrijfsactiviteiten waarvoor nieuwe functies vrijkomen.
De volgende stap is het werven en selecteren van de juiste personen voor een specifieke functie. Een werving- en selectieprocedure wordt bij elke organisatie anders aangepakt. Hiervoor kunnen ze gebruik maken van bepaalde Human Resource tools of talentscans die in beeld brengen wat de competenties, kwaliteiten, valkuilen en talenten van een kandidaat zijn.
Eén van de beste tools om te gebruiken bij de instroom van nieuwe medewerkers is de Me.-scan. De Me.-scan meet namelijk niet alleen de drijfveren en competenties van personen, maar ook de talenten, valkuilen en het ontwikkelingspotentieel. Bovendien gaat de Me.-scan uit van het onbewuste van de mens waardoor de resultaten altijd objectief blijven. Als organisatie krijg je hierdoor een duidelijk beeld van de kwaliteiten van een kandidaat.
Doorstroom van medewerkers
Naast het aantrekken van nieuw personeel is het misschien zelfs nog wel belangrijker om personeel te behouden en ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden voor medewerkers. Zijn ze gemotiveerd om een stapje extra te nemen of hoe krijg je ze gemotiveerd om door te groeien? Met verschillende HR tools is het mogelijk om de ontwikkelingsmogelijkheden van een medewerkers in kaart te brengen.
- Neem bijvoorbeeld de Me.-scan waarmee je in kaart kunt brengen wat de kwaliteiten, talenten, valkuilen, drijfveren en ontwikkelingsmogelijkheden van personeelsleden zijn. Bovendien kom je hierdoor ook te weten of medewerkers wel op de juiste plek binnen de organisatie zitten. Krijgen ze juiste energie van hun werk of kost het ze voornamelijk energie? Belangrijke zaken om inzicht in te krijgen om de doorstroom van personeel te verbeteren. Op basis van de resultaten uit de Me.-scan kun je het personeelsbeleid bijstellen zodat personeelsleden optimaal ingezet kunnen worden.
Uitstroom van medewerkers
De uitstroom van medewerkers heeft te maken met het beëindigen van het dienstverband van een medewerker. In sommige gevallen is de reden al bekend en is het enkel zaak om de off boarding procedure goed te laten verlopen. Denk in dergelijke gevallen aan een medewerkers die met pensioen gaat of ontslagen wordt.
Echter zijn er ook enkele gevallen waarin een medewerker ontslag neemt. Het is dan belangrijk om als HR organisatie in beeld te brengen wat de reden is waarom de medewerker ontslag neemt. Ligt het bijvoorbeeld aan de bedrijfscultuur of zit de medewerker niet op de juiste plek? Op basis van deze data kan het HR beleid bijgesteld worden.
Harde en zachte HR instrumenten
Als we het hebben over HR instrumenten kunnen we onderscheid maken tussen harde- en zachte Human Resource tools. Het verschil heeft voornamelijk betrekking op de tijdsduur waarin een bepaalde tool of beleid wordt ingezet. We leggen je er graag meer over uit.
Harde HR instrumenten
Harde HR instrumenten worden ingezet om op de korte termijn verandering aan te brengen in het HR beleid. Hiermee probeert een HR afdeling op korte termijn resultaat te behalen. Een aantal instrumenten hiervoor zijn beoordelings- en functioneringsgesprekken, personeelstevredenheidsonderzoek, verzuimanalyse en eventueel enquêtes. Hiermee vergaar je data over hoe het personeel denkt over de organisatie en krijg je inzicht over waar ruimte is voor verbetering.
Zachte HR instrumenten
Met zachte HR instrumenten worden instrumenten bedoeld die op de lange termijn kwalitatief resultaat opleveren. Hierbij kun je denken aan opleidingen, trainingen, loopbaantrajecten en doorgroeimogelijkheden. Door te blijven investeren in personeel en ze steeds breder op te leiden worden medewerkers optimaal inzetbaar voor hun functie en ontstaat er meer resultaat op het vlak van teamontwikkeling.
- Wanneer medewerkers gemotiveerd zijn om door te groeien zal er meer en beter werk geleverd worden. Verschillende HR tools, zoals de Me.-scan, kunnen ingezet worden om talentontwikkeling op de lange termijn te managen.
De Me.-scan als HR tool voor jouw organisatie
We hebben het gehad over de taken van een HR afdeling/professional en hoe ze HR tools en -instrumenten kunnen gebruiken om kwalitatieve resultaten te behalen. De Me.-scan is in dat geval de perfecte tool om inzicht te krijgen over geschikte kandidaten voor een functie en het ontwikkelingspotentieel van personeel.
Daarnaast kan de Me.-scan breed ingezet worden, als zowel harde- als zachte HR tool. Zo is het mogelijk om de Me.-scan in te zetten als eenmalige zelfreflectie voor personeelsleden waarmee ze inzicht vergaren in hun onbewuste kwaliteiten, talenten, ontwikkelingspotentieel en valkuilen.
Echter kan de Me.-scan ook ingezet worden als langdurig talentontwikkelingstraject. Hiervoor kun je de HR afdeling aanstellen of een externe Me.-coach inschakelen. Door het traject te laten leiden door een Me.-coach zal de objectiviteit binnen de organisatie gewaarborgd blijven. Bovendien zal een Me.-coach de scan breder toe kunnen passen waardoor er betere resultaten behaald zullen worden.
